Henkilötietojen käsittely Tuusulan kunnassa

Tietosuojavastaava valvoo tietosuoja-asetuksen noudattamista henkilötietojen käsittelyssä. Tietosuojavastaava on henkilötietojen käsittelyä koskevan lainsäädännön ja käytänteiden erityisasiantuntija, joka toimii rekisteröityjen, organisaation henkilöstön ja johdon tukena henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä.

Tuusulan kunnan tietosuojavastaavan tavoitat sähköpostiosoitteesta tietoturva@tuusula.fi ja puhelimitse numerosta 09 87 181 (vaihde).

Kunnan tehtävien hoito perustuu lakiin ja lakisääteisten tehtävien hoitaminen edellyttää useimmiten henkilötietojen käsittelyä. Tuusulan kunnassa tapahtuvan henkilötietojen käsittelyn peruste on siis pääsääntöisesti lakisääteisen velvoitteiden hoitaminen.

Kunnallisten asiakirjojen säilytysaikaperuste määräytyy joko lainsäädännön, Arkistolaitoksen määräysten tai Kuntaliiton säilytysaikasuositusten pohjalta. Kaksi ensimmäistä perustetta ovat velvoittavia, ja esimerkiksi pystyvästi säilytettävistä asiakirjoista määrää Arkistolaitos. Tuusulan kunnan asiakirjojen säilytysajat, arkistointi, hävittäminen, sekä salassa pidettävät tiedot on määritelty tarkemmin kunnan arkistonmuodostussuunnitelmassa. Hävitämme asiakirjat arkistonmuodostussuunnitelmassa määritellyn säilytysajan päätyttyä tietosuoja turvaten.

Rekisteröidyllä tarkoitetaan sitä henkilöä, jota henkilötietojen käsittely koskee. Kunnan rekisteröityjä ovat kunnan työntekijät, luottamushenkilöt ja asiakkaat, kuten sosiaali- ja terveyspalveluiden, kasvatus- ja vapaa-aikapalveluiden sekä teknisten palveluiden piirissä olevat kuntalaiset.  

Lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseksi kunta käsittelee erilaisia henkilötietoja. Henkilötiedolla tarkoitetaan kaikkia tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön liittyviä tietoja, joita ovat esimerkiksi nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Lisäksi käsittelemme niin sanottuna erityisiä (arkaluonteisia) henkilötietoja, joilla tarkoitetaan esimerkiksi terveydentilaan, taloudelliseen asemaan, poliittiseen vakaumukseen tai etniseen taustaan liittyviä tietoja. Erityiset tiedot ovat salassa pidettäviä ja niitä saa käsitellä ainoastaan tietosuoja-asetuksessa erikseen määritellyissä tilanteissa, joita ovat muun muassa rekisteröidyn suostumus ja rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden toteuttaminen.    

Henkilötietojen luovuttamisesta kerrotaan tietosuojaselosteissa. Pääsääntönä voidaan todeta, että luovutamme tietoja kunnan ulkopuolelle ainoastaan rekisteröidyn suostumuksella tai viranomaisten keskinäisen yhteistyön lakisääteisiin perusteisiin pohjaten.

Emme pääsääntöisesti luovuta tietoja EU-tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa. Tietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin. ja valvomme niiden käyttöä. Myönnämme käyttöoikeudet tehtäväkohtaisesti. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttö- ja salassapitositoumuksen. Lisäksi arkistoissa ja työyksiköissä on kulunvalvonta ja ovien lukitus. Säilytämme asiakirjat valvotuissa tiloissa ja lukollisissa kaapeissa.