Tuusulan tapahtumajärjestäjän opas
Tuusulan tapahtumajärjestäjän oppaasta saat tietoa tapahtuman järjestämisestä Tuusulassa. Tapahtuman järjestäjän vastuulla on huolehtia siitä, että kaikki järjestelyt sekä tarpeelliset luvat ja ilmoitukset on hoidettu hyvissä ajoin ennen tapahtuman alkua.
Tuusulassa tapahtuu
Tuusula tunnetaan aktiivisesta tapahtumatarjonnasta. Kuntamme vireät kyläyhteisöt, monet museot ja lukuisat tapahtumat pitävät sykettä yllä vuoden ympäri. Onko harkinnassa oman tapahtuman toteuttaminen? Täältä löydät tietoa tapahtuman järjestämisestä Tuusulassa. Tapahtuman järjestäjänä vastuullasi on huolehtia siitä, että kaikki järjestelyt sekä tarpeelliset luvat ja ilmoitukset on hoidettu hyvissä ajoin ennen tapahtuman alkua.
Olemme laatineet tämän oppaan vuonna 2018 ja päivittäneet sitä vuosina 2020, 2021 ja 2025
Tuusulan kulttuuripalvelut
040 314 3435, 040 314 3437
kulttuuri@tuusula.fi
Tapahtumajärjestäjän muistilista
Löydät tästä tiivistetysti tältä sivulta löytyvät asiat.
Tapahtuman ideointi
Pohdi seuraavia asioita:
- Miksi, milloin ja missä tapahtuma järjestetään?
- Kenelle tapahtuma on suunnattu?
- Minkälaista ohjelmaa tapahtumassa on?
- Mikä on tapahtuman nimi?
Työnjako ja aikataulutus
Vastuualueet: Kuka tekee mitäkin?
Aikataulu: Milloin asioiden pitää olla valmiina? (Huomioi myös lupa-asioiden aikataulut.)
Rahoitus
Kuka vastaa
- tapahtuman budjetista
- yhteistyökumppaneiden/sponsoreiden hankinnasta
- apurahojen ja avustusten hakemisesta
- mahdollisista muista tulonlähteistä (esimerkiksi arpajaiset, maksulliset myyntipaikat, elintarvikemyynti)?
Luvat ja ilmoitukset
Tarkista aina tarvittavat luvat, ilmoitukset ja niiden aikataulut viranomaisilta.
Kannattaa varautua ainakin seuraaviin ilmoituksiin ja liitteisiin:
- karttaan tapahtuma-alueesta (liitteeksi pelastussuunnitelmaan)
- ilmoitukseen yleisötilaisuudesta poliisille (maksullinen)
- tapahtumapaikan tai -alueen käyttölupaan
- turvallisuus- ja pelastussuunnitelmaan, jos tapahtuman arvioitu kävijämäärä on 200 tai enemmän
Viestintä ja markkinointi
Viestintäkanavia ovat muun muassa sosiaalinen media, verkkosivut, tapahtumapalstat, paikallislehdet ja julisteet.
Kannattaa miettiä hyvissä ajoin:
- Mitkä viestintäkanavat tavoittavat kohderyhmänne parhaiten?
- Mikä on markkinointibudjetti?
- Kuka vastaa viestinnästä ja markkinoinnista sekä tuottaa tarvittavat materiaalit?
Tapahtuman purku
Tapahtuman purku on hyvä suunnitella etukäteen ja määritellä aikataulu sekä vastuuhenkilöt:
- Milloin puretaan?
- Ketkä vastaavat purkamisesta?
- Kuka hoitaa vuokra- tai lainakaluston palautuksen?
- Kuka vastaa alueen siivoamisesta?
Tapahtuman suunnittelu
Anna mielikuvituksen lentää! Tapahtuman ideoinnin tarkoituksena on löytää erilaisia ajatuksia ja ehdotuksia, joita voidaan tarvittaessa karsia pois. Tapahtuman suunnittelu kannattaa aloittaa ajoissa, sillä hyvin suunniteltu on puoliksi tehty.
Ideointivaiheessa on hyvä miettiä vastauksia ainakin seuraaviin kysymyksiin:
- Miksi tapahtuma järjestetään? Mitä ovat sen keskeiset tavoitteet?
- Missä tapahtuma järjestetään?
- Minkälainen budjetti tapahtumalla on?
- Mikä on tapahtuman ajankohta ja kesto?
- Minkälaista ohjelmaa siellä on tarjolla?
- Kenelle tapahtuma on suunnattu (kohderyhmä)?
- Miten työryhmä toimii, minkälaiset resurssit on käytössä?
- Miten tapahtumasi vertautuu muihin vastaaviin tapahtumiin?
- Mitkä ovat tapahtuman vaikutukset esimerkiksi paikalliseen toimintaan, hyvinvointiin, yhteisöön?
- Mitä avustuksia voi hakea ja ketkä ovat yhteistyökumppanit?
- Miten tapahtuman onnistumista mitataan?
- Miten ja missä tapahtuma tulee näkymään?
Tapahtuman ajankohta
Tuusulassa on erilaisia ja eri kohderyhmille suunnattuja kulttuuritapahtumia ympäri vuoden. Oman tapahtuman ajankohdan valintaan voi vaikuttaa monet asiat, kuten samantyylisten tapahtumien ajankohdat tai loma-ajat.
Ole rohkeasti yhteydessä myös muihin järjestäjiin.
Tapahtuman järjestäminen yhteistyössä muiden toimijoiden, järjestäjien ja yhdistysten kanssa on usein hyvä idea. Esimerkiksi Tuusula-viikko on oiva ajankohta tapahtumalle. Löydät lisätietoa Tuusulan vuosittaisista tapahtumista Tuusulan tapahtumakalenterista.
Tuusulan vuotuiset kulttuuritapahtumat
Tuusula-viikko
Tuusula-päivän 22.7. ympärillä vietetään Tuusula-viikkoa. Kulttuuripalvelut markkinoi tapahtumia kootusti. Laita tapahtumasi Tuusulan tapahtumakalenteriin 15.5. mennessä, niin otamme tapahtumasi mukaan yhteiseen viestintään.
Tuusulan taiteiden yö
Tuusulan taiteiden yössä pääroolissa on kulttuuri ja taide. Elokuun toisena perjantaina vuosittain järjestettävä tapahtuma tarjoilee kulttuuria ja taidetta kaikenikäisille eri puolilla Tuusulaa. Laita tapahtumasi Tuusulan tapahtumakalenteriin 15.5. mennessä, niin otamme tapahtumasi mukaan yhteiseen viestintään.
Kenelle tapahtuma järjestetään?
Jotta tapahtuma voidaan todeta onnistuneeksi, on paikalle saatava yleisöä. Onkin tärkeää miettiä etukäteen kenelle tapahtuma suunnataan ja tunnistaa joidenkin kohderyhmien erityispiirteet:
- Kenelle tapahtuma on tarkoitettu?
- Kuinka paljon yleisöä on odotettavissa?
- Voisiko yleisöä saapua myös muualta kuin Tuusulasta?
- Miten yleisö liikkuu tapahtumaan? Entä tapahtuman aikana?
Tapahtuman järjestäjän vastuu
Tilaisuuden järjestäjällä on vastuu tapahtumasta kokonaisuudessaan, sekä sen turvallisuudesta.
Tapahtuman järjestäjänä
- vastaat kaikista liikennejärjestelyistä ja turvatoimenpiteistä sekä mahdollisista tapahtuman vaatimista ilmoituksista ja luvista viranomaisille
- vastaat tilaisuuden kustannuksista, joita ovat muun muassa ohjelmisto, tekniikka ja järjestyksenvalvonta
- huolehdit alueen loppusiivouksesta sekä alueen pitämisestä siistinä myös tapahtuman aikana
- vastaat mahdollisista vahingoista
- huolehdit, että toiminta ei haittaa pelastusajoneuvojen kulkua eikä ajoneuvo- ja jalankulkijaliikennettä
- huolehdit, ettei tilaisuus häiritse kohtuuttomasti ympäristöä.
Muun muassa viheralueiden käyttö myynti-, liikenne- tai pysäköintipaikkana on ehdottomasti kielletty.
Tapahtumapaikan valinta
Tapahtumapaikkaa valittaessa sinun on pohdittava, mikä soveltuu tapahtuman luonteeseen ja tarpeisiin parhaiten. Huomioitavia asioita ovat esimerkiksi tapahtuman kohderyhmä, tapahtuma-aika, yleisön pääsy alueelle ja mahdollinen meluhaitta:
- Sopiiko tapahtumasi ulos, sisälle vai molempiin?
- Kuinka paljon yleisöä on odotettavissa?
- Miten yleisö saapuu tapahtumaan?
- Millä tavoin tila on saavutettava?
- Tarvitaanko tapahtumassa väliaikaisia rakenteita?
- Tarvitaanko tapahtumassa sähköä tai vettä?
- Tarvitaanko pyöräparkki tai autopaikoitus?
- Onko paikassa rajoituksia melun suhteen?
Tuusulan kunnan vuokrattavat tilat
Tuusulan kunnalla on monenlaisia tiloja, joita pystyt varaamaan tapahtuma-, harrastus- tai kokoontumiskäyttöön.
Yleisten alueiden käyttö
Tuusulan kunnan yleiset alueet ovat aktiivisessa kuntalaisten käytössä. Yleisellä alueella tarkoitetaan asemakaavassa katualueeksi, toriksi, virkistysalueeksi tai näihin verrattavaksi alueeksi tarkoitettua aluetta.
Kulttuuritapahtuman järjestäminen yleisillä alueilla edellyttää aina alueen maanomistajan käyttölupaa. Tee lupahakemukset aina hyvissä ajoin, mutta viimeistään 21 päivää ennen suunniteltuja toimenpiteitä Lupapiste.fi -palvelussa.
Poikkeuksia
- Liikuntapaikat: Tuusulan kunnan liikuntapaikkojen, kuten liikuntasalien varaaminen tulee tehdä sähköisellä hakulomakkeella.
- Katu- tai puistoalueisiin liittyvät neuvontapyynnöt suosittelemme lähettämään Lupapisteen kautta. Tarvittaessa neuvontapyynnöt voidaan muuttaa varsinaisiksi hakemuksiksi.
Aluesuunnittelu
Tärkeässä roolissa tapahtumapaikan valinnassa on aluesuunnittelu. Tapahtuman järjestäjänä sinun pitää varmistua tapahtumassa käytettävien tilojen, rakenteiden, rakennusten ja ulkoalueiden turvallisuudesta. Tapahtuman aluesuunnittelussa on otettava huomioon muun muassa seuraavat asiat:
- alueen/paikan alkuperäinen käyttötarkoitus ja sen soveltuvuus tapahtumapaikaksi
- yleisön enimmäismäärä tapahtumassa
- yleisön liikkuminen (saapuminen, liikkuminen alueella, poistuminen)
- kohdat, joihin yleisöä voi kertyä runsaasti ja tiiviisti
- huolto- ja pelastusteiden ja -alueiden suunnittelu
- tilapäisten rakenteiden, kuten telttojen, esiintymislavojen ja katsomoiden kestävyys, kiinnitykset ja sijoittelu
- tapahtuman vaikutukset lähiympäristöön.
Aluekartta
Tapahtumapaikasta täytyy aina piirtää kartta. Aluksi tämä voi olla suuntaa antava työkalu, mutta loppua kohden yksityiskohtien on tarkennuttava. Lupavaiheessa viranomaisille on toimitettava mahdollisimman yksityiskohtainen kartta. Karttapohjana voi käyttää esimerkiksi Tuusulan karttapalvelusta saatavilla olevia karttoja.
Aluekarttaan on merkittävä:
- lavat ja katsomot
- tapahtuma-alueen rajat ja kulkureitit alueelle
- poistumistiet, mahdollinen paikoitus ja suljettavat kadut
- erilaiset toiminnot, kuten ruokakojut, myyntipisteet ja toimintapisteet
- info ja lipunmyynti
- ensiapupiste
- alkusammutuskalusto
- WC-tilat ja tarvittaessa jäteastiat
- pelastustiet
Tarkka aluekartta on tarkoitettu tapahtuman tuotantotiimille ja viranomaisille. Yleisölle tarkoitettu kartta voi olla yksinkertaisempi.
Tapahtuman budjetointi
Laadi budjetti jo hyvissä ajoin tapahtuman suunnittelun alkuvaiheessa. Budjettiin on listattava kaikki tulot ja menot. Kannattaa huomioida, että yllättäviä kuluja saattaa esiintyä tapahtuman kuluessa, joten on hyvä varata hieman ylimääräistä näiden tilanteiden varalle.
Esimerkki budjetista
Tulot (arvio/toteutunut)
- lipputulot
- avustukset
- maksulliset myyntipaikat
- arpajaiset, myyntituotot
- sponsoriraha
- muut tulot.
Menot (arvio/toteutunut)
- tilavuokra
- rakenteet (lava, teltta ja muut rakenteet)
- kalusteet (pöydät, penkit ja muut kalusteet.), opasteet, koristeet
- tekniikka (äänentoisto, valaistus ja muu tekniikka)
- jätehuolto (jäteastiat, tapahtuma-WC:t)
- sähkö, vesi
- esiintymispalkkiot, matkakulut
- markkinointi ja viestintä (julisteet, some-mainonta ja muu markkinointi)
- lupamaksut
- ensiapupäivystys
- järjestyksenvalvonta
- tarjoilut
- muut kulut.
Tuusulan kunnan avustukset
Tuusulan kunnassa avustuksia myöntävät kunnanhallitus sekä kasvatus- ja sivistyslautakunta, kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta, hyvinvoinnin ja terveyden edistämisen lautakunta sekä tekninen lautakunta.
Muut avustukset
Voit hakea avustuksia myös muilta tahoilta, kuten säätiöiltä ja rahastoilta. Muun muassa SKR Uudenmaan rahasto tukee taiteeseen liittyviä projekteja, tapahtumia ja kulttuuritilaisuuksia, joiden kohde tai toteuttaja on Uudeltamaalta. Tiedejatutkimus.fi -sivustolle on koottu suomalaisia tieteen ja taiteen rahoitusmahdollisuuksia. Sivusto ohjaa rahoittajien omille verkkosivustoille.
Tapahtuman turvallisuus
Yleisötapahtuman järjestäjänä huolehdit siitä, että tapahtuma järjestetään turvallisesti. Tapahtumasta ei saa aiheutua vaaraa ihmisille, omaisuudelle tai ympäristölle. Tapahtumien turvallisuutta säätelevät erilaiset lait ja säädökset. Näiden perusteella tehtävät ilmoitukset ja suunnitelmat herättelevät tapahtumajärjestäjää pohtimaan tapahtuman sisältämiä vaaroja ja riskejä. Tapahtumaturvallisuus koostuu muun muassa yleisöturvallisuudesta, paloturvallisuudesta, ensiavusta, järjestyksenpidosta, rikosturvallisuudesta sekä elintarviketurvallisuudesta.
Lupien, ilmoitusten sekä turvallisuus- ja pelastussuunnitelman tekeminen ovat tapahtuman järjestäjän vastuulla. Mikäli tapahtumalla ei ole tarvittavia lupia, on poliisilla oikeus keskeyttää tapahtuma. Tarkistathan lupien hakuajat aina myöntävältä taholta!
Ilmoitus yleisötapahtumasta
Pääsääntöisesti yleisötilaisuuksista pitää ilmoittaa kirjallisesti järjestämispaikan poliisille.
Aivan kaikista yleisötilaisuuksista ei tarvitse ilmoittaa. Usein tällaisten tapahtumien luonne on sellainen, että sivullisille ja ympäristölle ei aiheudu haittaa eikä erillisiä liikennejärjestelyjä vaadita. Tilaisuuden paikka tai yleisön vähäinen määrä voi olla myös perusteena, että tilaisuudesta ei tarvitse ilmoittaa.
Selvitä hyvissä ajoin, mitä liitteitä ilmoitukseen yleisötapahtumasta vaaditaan. Yleensä liitteiksi tarvitaan ainakin tapahtuma-alueen kartta, yleisen alueen käyttölupa, todistus vastuuvakuutuksesta, hyväksytty pelastussuunnitelma ja luettelo järjestyksenvalvojista. Muita mahdollisia liitteitä ovat: päätös liikenteenohjaajista, liikenteenohjaussuunnitelma ja lupa liikenneväylän sulkemisesta, hyväksytty jätehuoltosuunnitelma, todistus tilapäisten rakenteiden hyväksymisestä, todistus elintarvikemyynnin hyväksymisestä, todistus ensihoidon järjestelyjen hyväksymisestä, meluilmoituksen johdosta annettu päätös, jäljennös anniskeluluvasta tai selvitys anniskelun järjestämisestä ja Teoston musiikinesitysluvan numero.
Pelastussuunnitelma ja ensiapu
Pelastussuunnitelma on laadittava yleisötilaisuuteen tai tapahtumaan, jossa
- arvioidaan olevan läsnä samanaikaisesti vähintään 200 henkilöä
- käytetään avotulta, ilotulitteita tai muita pyroteknisiä tuotteita tai erikoistehosteina palo- ja räjähdysvaarallisia kemikaaleja
- tapahtumapaikan poistumisjärjestelyt poikkeavat tavanomaisesta
- tapahtuman luonne aiheuttaa erityistä vaaraa ihmisille
- on tilapäismajoitus yli 20 henkilölle (esimerkiksi koulumajoitus).
Yleisötilaisuuksiin laaditaan pelastussuunnitelma ja yli 2 000 hengen tilaisuuteen myös ensiapusuunnitelma. Tapahtuman järjestäjän on huolehdittava, että tapahtumassa on riittävä ensiapuvalmius.
Pienempien tapahtumien (alle 200 henkilöä) ensiapuvalmius kuvataan pelastussuunnitelmassa. Pelastussuunnitelmaan kirjataan ensiapuvastaavan nimi, puhelinnumero ja EA-koulutustiedot. Voit tilata tapahtumaasi ensiapupäivystyksen esimerkiksi oman alueesi SPR:n osastolta ja pyytää heiltä apua ensiapusuunnitelman laatimiseen.
Suunnitelmat on toimitettava Keski-Uudenmaan pelastuslaitokselle viimeistään 14 vuorokautta ennen tapahtumaa.
Lisäksi pelastuslaitos suosittelee pelastussuunnitelman laadittavaksi seuraavissa tapauksissa:
- Tapahtumassa on yleisönä yli 100 erityisryhmään (pienet lapset, vanhukset, liikuntarajoitteiset tai muut erityisryhmät) kuuluvaa henkilöä.
- Tapahtuma on sisätilassa, jota ei ole suunniteltu yleisötapahtumiin ja yleisömäärä on yli 100 henkilöä.
Meluilmoitus ja elintarvikkeiden ulkomyynti
Meluilmoitus
Tapahtuman järjestäjän on tehtävä kunnan ympäristönsuojeluviranomaiselle kirjallinen ilmoitus tilapäistä melua aiheuttavasta tapahtumasta viimeistään 30 vuorokautta ennen tapahtumaa.
Elintarvikkeiden ulkomyynti
Yksityishenkilöiden ja järjestöjen ei tarvitse tehdä ilmoitusta tai tiedottaa elintarviketurvallisuudeltaan vähäriskisestä toiminnasta. Vähäistä toimintaa on muun muassa koulun tai yhdistyksen myyjäiset, kahvitarjoilun järjestäminen, makkaranpaisto tai lohen loimutus urheilutapahtumassa, kotona leivotun leivän myynti torilla ja niin kutsutut pop up -ravintolat. Elintarvikkeiden myynnissä ja tarjoilussa on noudatettava lainsäädännön vaatimuksia. Ammattimyyjien on itse tehtävä ilmoitus omasta toiminnastaan.
Lisätietoja saat Keski-Uudenmaan ympäristökeskukselta.
Vakuutukset
Tapahtuman järjestäjä on vastuussa tapahtumasta ja sen turvallisuudesta. Vakuutusyhtiöltä ja poliisilta saat tiedon, tarvitseeko tapahtumasi vakuutuksia. Poliisi voi myös vaatia selvityksen vastuuvakuutuksen ottamisesta. Lisätietoja tarvittaessa Itä-Uudenmaan poliisilaitokselta, 0295 434 900 arkisin kello 8–11.
Tuusulan kunnan vakuutukset eivät kata tapahtumaasi. Olet aina vastuussa tapahtumasi vakuutuksista itse, vaikka tapahtuma olisi järjestetty esimerkiksi Tuusulan kunnan omistamissa kiinteistöissä tai ulkoalueilla. Kunnan vakuutukset eivät myöskään kata tapahtumiasi Tuusula-viikon tai Tuusulan taiteiden yön aikana.
Järjestyksenvalvonta
Yleisötilaisuuksiin on pääsääntöisesti järjestettävä järjestyksenvalvonta. Järjestyksenvalvojien tulee olla poliisin hyväksymiä, ja heillä on oltava voimassa oleva järjestyksenvalvojakortti. Poliisi määrittää muun muassa tapahtuman koon sekä luonteen perusteella tarvittavien järjestyksenvalvojien määrän.
Järjestyksenvalvojien nimet ja järjestyksenvalvontakorttien numerot ilmoitetaan pelastussuunnitelmassa. Järjestyksenvalvontasuunnitelmassa ilmoitetaan järjestyksenvalvojien nimet, henkilötunnukset sekä järjestyksenvalvojakorttien numerot sekä heidän määrä ja sijoituspaikat tapahtuma-alueelle.
Lisätietoja lupamenettelystä saat Itä-Uudenmaan poliisilaitokselta, 0295 434 900 arkisin kello 8–11. Poliisin valtakunnallinen neuvontapalvelu palvelee numerossa 0295 419 800 arkisin kello 8.00-16.15.
Muut luvat ja ilmoitukset
Muita mahdollisesti tarvittavia lupia ja ilmoituksia:
Turvallisuus on tapahtuman kulmakivi
Perehtymällä tapahtumaturvallisuuteen voit itsekin nauttia järjestämästäsi tapahtumasta huoleti, kun asiat on osattu ottaa huomioon ennakolta.
Suosittelemme tutustumaan Tukesin verkkosivuilta löytyvään kattavaan ohjeistukseen tapahtumaturvallisuudesta.
Tapahtuman toteuttaminen
Tapahtuman järjestäjänä vastaat kaikista liikennejärjestelyistä ja turvatoimenpiteistä sekä mahdollisista tapahtuman vaatimista ilmoituksista ja luvista viranomaisille.
Tapahtuman infrastruktuuri
Sähkö
Tapahtumissa tarvitaan sähköä esimerkiksi äänentoistolaitteisiin ja valoihin. On hyvä huomioida, että aina tavallinen pistorasia ei riitä, vaan suuremmat laitteet vaativat kolmivaihevirtaa (16A).
Pohdi etukäteen, mihin tapahtumassasi tarvitaan sähköä, ja tee lista sähköä tarvitsevista toiminnoista. Listan avulla ammattilaiset osaavat arvioida sähkönkulutuksesi ja tapahtumallesi osataan varata tarpeeksi sähköä.
Ulkotapahtumissa on kiinnitettävä erityistä huomiota sähköturvallisuuteen. Sähkölaitteet on suojattava sateelta ja ilkivallalta. Sähköjohdot on pidettävä poissa kulkuväyliltä ja tarvittaessa suojattava yliajosuojilla. Sähköasennukset saa tehdä vain ammattilainen.
Lisätietoja saat tapahtumapaikan vastaavalta taholta.
Vesi
Jos tapahtumassasi on elintarvikkeiden myyntiä tai anniskelua, on paikalle järjestettävä myös vettä. Vesipisteen hanan on oltava sellainen, ettei käyttäjien tarvitse koskea hanan suuosaa. Esimerkiksi käsin säädettävää suihkusuutinta ei pidä käyttää talousveden jakelupisteessä.
Jos tapahtumassa syntyy jätevettä, on varmistettava, että se johdetaan jätevesiverkkoon tai muuten käsitellään asianmukaisesti. Hulevesiviemäriin menevä vesi siirtyy sellaisenaan suoraan vesistöön.
Vesipisteiden sijainnit ja lisätietoja vesiasioista antaa tapahtumapaikasta vastaava taho.
WC-tilat
Yleisötilaisuudessa on oltava riittävästi wc-tiloja ja ne täytyy sijoittaa tarkoituksenmukaisesti tapahtuma-alueelle. Alueella on oltava opasteet wc-tilojen sijainnista. Käymälöissä tai niiden välittömässä läheisyydessä on oltava käsienpesumahdollisuus tai muu riittävä käsihygienian mahdollisuus.
WC-tilojen määrä
Valvira ohjeistaa laskemaan wc-tilojen määrän yleisötapahtumissa osallistujamäärän mukaan. Tapahtumapaikalle tulee hankkia riittävästi wc-tiloja käsienpesupisteineen. Tapahtumakäyttöön tarkoitetuissa sisätiloissa on usein riittävä määrä wc-tiloja. Käymälöitä on varattava tapahtuma-alueelle alla olevan listan mukaisesti. Mitoituksesta voidaan poiketa, jos tilaisuuden luonne tai paikka sitä edellyttää.
Alle 50 osallistujaa: 1 wc naisille, 1 wc miehille ja 1 wc liikuntaesteisille
51−250 osallistujaa: 2 wc naisille, 2 wc miehille ja 1 wc liikuntaesteisille
251−500 osallistujaa: 3 wc naisille, 2 wc miehille ja 1 wc liikuntaesteisille
501−750 osallistujaa: 5 wc naisille, 4 wc miehille ja 1 wc liikuntaesteisille
751−1 000 osallistujaa: 6 wc naisille, 5 wc miehille ja 1 wc liikuntaesteisille
yli 1 000 osallistujaa, jokaista 250 osallistujaa kohden + 1 wc, paitsi liikuntaesteisille + 1 wc 1 000 osallistujaa kohden
Jätehuolto ja siivous
Tapahtumanjärjestäjänä sinun on huolehdittava tapahtuma-alueen ja sen lähiympäristön siisteydestä tapahtuman aikana ja sen jälkeen. Alueella on oltava tilaisuuden luonteeseen nähden riittävä määrä kannellisia jäteastioita, jotka on sijoitettu tarkoituksenmukaisesti.
Jos tapahtumapaikka on roskainen ennen tapahtumaa, järjestäjän pitää olla yhteydessä tapahtumapaikasta vastaavaan tahoon. Tarvittaessa on varauduttava itse siivoamaan alue ennen tapahtuman alkua. Tapahtumapaikkaa on suositeltavaa siivottava myös tapahtuman aikana, jolloin alue säilyy viihtyisänä. Sujuvuuden vuosi on hyvä päättää etukäteen, milloin siivotaan ja ketkä sen tekevät.
Jäteastiat
Jäteastioiden määrään vaikuttaa tilaisuudessa syntyvän jätteen määrä. Tapahtumassa, jossa tarjotaan ruokaa tai juomaa, voi syntyvän jätteen määrää arvioida kävijämäärän mukaan seuraavasti: 50–110 grammaa jätettä / kävijä. Suosittelemme, että jäteastioiden määrän laskemisen hieman yläkanttiin. Jäteastiat on sijoitettava ja hoidettava niin, ettei niistä aiheudu hajua tai muuta terveyshaittaa ja etteivät eläimet pääse jäteastioihin. Jäteastiat suositellaan sijoitettavaksi tapahtuma-alueella ruokailu- tai juoma-alueelle, pääkulkuväylille ja lähelle mahdollista katsomoa.
Jätteiden erottelu
Kaikissa yleisötilaisuuksissa, joissa yleisölle tarjotaan elintarvikkeita, on muusta yhdyskuntajätteestä erotettava ja laitettava omiin keräysvälineisiinsä ainakin seuraavat jätteet:
- biojäte, jos sitä syntyy tilaisuudessa vähintään 25 kilogrammaa
- kartonkipakkaukset ja pahvi, jos niitä poistetaan käytöstä vähintään 25 kilogrammaa tilaisuuden aikana
- lasipakkaukset, jos niitä poistetaan tilaisuudessa käytöstä vähintään 25 kilogrammaa
- metallipakkaukset, jos niitä poistetaan tilaisuudessa käytöstä vähintään 25 kilogramma
- muovipakkaukset, jos niitä poistetaan tilaisuudessa käytöstä vähintään 15 kilogrammaa.
Yli 5 000 henkilön yleisötilaisuudesta on laadittava jätehuoltosuunnitelma ja esitettävä se
kunnan ympäristönsuojeluviranomaiselle viimeistään kaksi viikkoa ennen tapahtumaa.
Tilapäiset rakenteet
Saatat tarvita yleisötapahtumissa käytettäviä tilapäisiä rakenteita, joita voivat olla esimerkiksi teltat, katsomo- ja lavarakenteet, äänentoisto- ja valaistusrakenteet sekä erilaiset aidat ja esteet. Kaikkien tapahtumissa käytettävien rakenteiden tulee olla kestäviä, turvallisia ja käyttötarkoitukseensa sopivia. Niiden on täytettävä olemassa olevat turvallisuusvaatimukset, kuten rakentamismääräykset ja valmistajien antamat asennus- ja käyttöohjeet.
Tapahtumiin yleisimmin tarvittavia rakenteita, telttoja, lavoja, penkkejä ja pöytiä, voi vuokrata eri toimijoilta. Tuusulan kunnalla on kuntalaisten käytössä oleva yhteisölainaamo, josta löytyy joitain tapahtumien toteuttamiseen tarvittavia tuotteita, kuten telttoja.
Selvitä turvallisuussuunnitelmassa tapahtumassa käytettävät riskialttiit rakenteet ja niiden tarkastuksia, huoltoa ja kunnossapitoa koskevat vaatimukset. Tapahtuman rakenteiden on oltava pystytetty niin hyvin, että ne kestävät yllättävätkin sääilmiöt. Lavarakenteiden pystytyksestä huolehtii lavan toimittava palveluntuottaja, mutta tapahtumajärjestäjänä vastuullasi on varmistua rakenteiden kestävyydestä.
Viestintä ja markkinointi
Hyviä markkinointikanavia ovat muun muassa paikallislehti Keski-Uusimaa, Tuusulan tapahtumakalenteri ja muut tapahtumakalenterit.
Keski-Uusimaa-lehdelle voi lähettää tiedotteita osoitteeseen toimitus.keskiuusimaa@media.fi. Löydät alta ohjeet tiedotteen kirjoittamiseen.
Tuusulan tapahtumakalenteriin voit tehdä omat tunnukset.
Sosiaalinen media on tärkeässä roolissa tapahtumaviestinnässä. Facebookissa on useita ryhmiä, missä tapahtumaa voi mainostaa, esimerkiksi: Tuusula, Tuusulalaisten ilmoitustaulu, Jokelalaisten ilmoitustaulu, Kellokoskelaisten ilmoitustaulu ja Happenings@Tuusula
Julisteita, esitteitä ja flyereitä voi jakaa yleisille ilmoitustauluille. Niitä löytyy joidenkin kauppojen ja kahviloiden lisäksi esimerkiksi Tuusulan kunnan kirjastoista sekä uimahallilta.
Tiedotteen laatiminen
Hyvä mediatiedote pysäyttää ja saa lukijan kiinnostumaan aiheesta. Otsikon on syytä olla napakka, ytimekäs ja houkutteleva. Otsikkoa ei saa vääristellä, joten muista pysyä faktoissa. Nosta itse uutinen tiedotteen kärkeen ja jätä taustatiedot loppuun. Ole selkeä ja konkreettinen. Vältä turhan hienoja mielikuvia tai haastavia lauserakenteita.
Tiedotteessa on oltava tapahtuman aika ja paikka. Laita yhteystietoihin sellaisen henkilön nimi, titteli, sähköposti ja puhelinnumero, joka on helposti tavoitettavissa ja osaa vastata mahdollisiin lisäkysymyksiin tapahtumasta. Voit käyttää tiedotteessa kuvaa esimerkiksi edellisestä tapahtumasta. Muista aina varmistaa kuvaajalta sekä kaikilta kuvassa tunnistettavasti esiintyviltä, saako kuvaa käyttää markkinoinnissa!
Tapahtuman jälkeen
Muun muassa seuraavista asioista tulee huolehtia tapahtuman jälkeen:
- tapahtumapaikan purkaminen (rakenteiden purkaminen, kalusteiden ja muiden
tavaroiden poisvienti) - tapahtumapaikan siivous ja jätteiden poisvienti
- wc-tilojen ja jäteastioiden tyhjennys ja niiden poisvienti
- vuokrattavien välineiden ja kalusteiden palautus
- avainten palautus
- laskujen ja palkkioiden maksaminen
- purkupalaverin järjestäminen ja palautteen keruu
- avustusten käytön raportointi ja kuittien toimittaminen avustuksen myöntäjille
- jälkitiedottaminen tapahtumaan osallistuville henkilöille
- työryhmän kiittäminen.
Henkilöstölle on hyvä pitää tapahtuman purkupalaveri tapahtuman jälkeen. Palaveriin on hyvä kutsua kaikki tapahtuman järjestämiseen osallistuneet henkilöt: vapaaehtoiset, oma väki sekä yhteistyökumppanit. Muistathan ilmaista järjestäjänä kiitollisuutesi tekijöille ja yleisölle.