Asiakkaan informoiminen
Euroopan unionin yleinen tietosuoja-asetus velvoittaa rekisterinpitäjän (kunta) informoimaan rekisteröityä (asiakas) hänen henkilötietojensa käsittelystä. Tuusulan kunnassa rekisteröidyn informointi toteutetaan sekä rekisterikohtaisten tietosuojaselosteiden että tälle verkkosivulle kootun tiedon avulla. Rekisterikohtaiset tietosuojaselosteet löydät sivun alalaidasta.
Seloste henkilötietojen käsittelytoimista - henkilötietojen käsittely Tuusulan kunnassa
1. Rekisterinpitäjän yhteystiedot
Ylintä vastuuta rekisterinpidosta kantaa kunnanhallitus. Eri hallintokuntien osalta rekisterinpitäjinä toimivat pääsääntöisesti lautakunnat tai sitä vastaavat toimielimet ellei kunnan toimintoja ja tehtävien hoitoa koskevista erityissäännöksistä muuta johdu.
Tuusulan kunnanhallitus, PL 60, 04301 Tuusula. Puh. 09 87181 (vaihde) ja sähköposti kirjaamo@tuusula.fi
Rekisterikohtaiset yhteystiedot löydät sivun alalaidassa olevista tietosuojaselosteista, joissa on määritelty erikseen kunkin rekisterin vastuuhenkilö ja yhteyshenkilö.
2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot
Tietosuojavastaava valvoo tietosuoja-asetuksen noudattamista henkilötietojen käsittelyssä. Tietosuojavastaava on henkilötietojen käsittelyä koskevan lainsäädännön ja käytänteiden erityisasiantuntija, joka toimii rekisteröityjen, organisaation henkilöstön ja johdon tukena henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä.
Tuusulan kunnan tietosuojavastaavan tavoitat osoitteesta tietoturva@tuusula.fi. Puhelin 09 87 181 (vaihde).
3. Henkilötietojen käsittelytarkoitus
Kunnan tehtävien hoito perustuu lakiin ja lakisääteisten tehtävien hoitaminen edellyttää useimmiten henkilötietojen käsittelyä. Tuusulan kunnassa tapahtuvan henkilötietojen käsittelyn peruste on siis pääsääntöisesti lakisääteisen velvoitteiden hoitaminen.
4. Henkilötietojen säilytysajat
Kunnallisten asiakirjojen säilytysaikaperuste määräytyy joko lainsäädännön, Arkistolaitoksen määräysten tai Kuntaliiton säilytysaikasuositusten pohjalta. Kaksi ensimmäistä perustetta ovat velvoittavia ja esimerkiksi pystyvästi säilytettävistä asiakirjoista määrää Arkistolaitos. Tuusulan kunnan asiakirjojen säilytysajat, arkistointi, hävittäminen, sekä salassa pidettävät tiedot on määritelty tarkemmin kunnan arkistonmuodostussuunnitelmassa. Asiakirjat hävitetään arkistonmuodostussuunnitelmassa määritellyn säilytysajan päätyttyä tietosuoja turvaten.
5. Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja käsiteltävistä henkilötietoryhmistä
Rekisteröidyllä tarkoitetaan sitä henkilöä, jota henkilötietojen käsittely koskee. Kunnan rekisteröityjä ovat kunnan työntekijät, luottamushenkilöt ja asiakkaat, kuten sosiaali- ja terveyspalveluiden, kasvatus- ja vapaa-aikapalveluiden sekä teknisten palveluiden piirissä olevat kuntalaiset.
Lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseksi kunnassa käsitellään erilaisia henkilötietoja. Henkilötiedolla tarkoitetaan kaikkia tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön liittyviä tietoja, kuten esimerkiksi nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Lisäksi kunnassa käsitellään niin sanottuna erityisiä (arkaluonteisia) henkilötietoja, joilla tarkoitetaan esimerkiksi terveydentilaan, taloudelliseen asemaan, poliittiseen vakaumukseen tai etniseen taustaan liittyviä tietoja. Erityiset tiedot ovat salassa pidettäviä ja niitä saa käsitellä ainoastaan tietosuoja-asetuksessa erikseen määritellyissä tilanteissa, joita ovat mm. rekisteröidyn suostumus ja rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden toteuttaminen.
6. Henkilötietojen luovuttaminen
Henkilötietojen luovuttamisesta kerrotaan yksityiskohtaisesti rekisterikohtaisissa tietosuojaselosteissa, jotka löytyvät sivun alalaidasta. Pääsääntönä voidaan todeta, että tietoja luovutetaan kunnan ulkopuolelle ainoastaan rekisteröidyn suostumuksella tai viranomaisten keskinäiseen yhteistyöhön lakisääteisiin perusteisiin pohjaten.
Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta EU-tai ETA-alueen ulkopuolelle.
7. Tekniset ja organisatoriset turvatoimet
Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa. Tietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttö- ja salassapitositoumuksen. Lisäksi arkistoissa ja työyksiköissä on kulunvalvonta ja ovien lukitus. Asiakirjat säilytetään valvotuissa tiloissa ja lukollisissa kaapeissa.
8. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyn oikeudet ja oikeuksien toteuttaminen Tuusulan kunnassa on kuvattu sivulla Asiakkaan oikeudet.
